Tips y consejos para la contabilidad electrónica
Durante las últimas semanas, nos hemos encargado de tratar de ponerte al corriente sobre el tema de la contabilidad electrónica. Sin embargo, al ser un tema tan extenso y relativamente nuevo, para la mayoría de nosotros, siempre habrá detalles que se nos pueden escapar.
Por esta razón, el día de hoy hablaremos de algunos detalles que, tal vez, no habíamos tenido espacio de tratar en entradas anteriores. Lo que sucede es lo siguiente: Cuando tratamos de comprender un tema nuevo, en especial cuando se tiene la urgencia de comprenderlo y es intrincado, como en este caso, nos volcamos por el ‘volumen’ en información. Es decir, tratamos de abarcar los temas más grandes, más voluminosos y que, tal vez erróneamente, consideramos que tengan mayor importancia.
En este caso, nosotros nos avocamos en ponerte al corriente sobre las disposiciones legales para la contabilidad electrónica. Esto significó proveerte de toda la información, del ámbito legal, que se distribuía por los canales oficiales. Entonces, mientras tratábamos de mantenerte al tanto de los requisitos y pormenores legales y formales, obviamos una parte importante: El día a día de una operación como esta.
Y justamente de eso trata nuestro primer punto. Con la contabilidad tradicional, como la llevabas hasta el día de hoy, debías de guardar un respaldo de todos los ingresos y egresos de tu compañía. Parecería obvio, aunque a muchos no les parezca, que sucede lo mismo con la contabilidad electrónica. Sin embargo, hay una serie de documentos y respaldos que también debes de conservar. Estos son todos los documentos relativos a la adopción del sistema. Es decir, debes tener un respaldo relativo al diseño y funcionamiento del sistema donde realizas la contabilidad en tu negocio. Esto es para que, en caso de ser necesario, puedas ponerlo a disposición del SAT y las autoridades pertinentes, toda esta información, así como el personal necesario, para llevar a cabo una auditoria.
Para este fin, debes de tener en mente que estos respaldos deben de seguir las reglas y lineamientos determinados por el SAT. Incluso, si te encuentras en estado de suspensión de actividades, deberás conservar todos los registros en el último domicilio registrado en tu RFC (Registro Federal de Contribuyentes) o, de ser el caso, realizar el trámite para realizar el cambio de domicilio fiscal.
También vale la pena mencionar que, para facilitarte la tarea de la realización de auditorías dentro del sistema de la contabilidad electrónica, es muy recomendable guardar respaldos, tanto electrónicos, en sistemas de almacenamiento seguro en la nube, como físicos, discos duros externos, discos compactos, memorias, etcétera. Para realizar este respaldo, también debes de estar pendiente de las especificaciones que delinea el SAT en este ámbito.
Como puedes ver, estos son solo algunos aspectos que vale la pena saber antes de entrarle de lleno al tema de la contabilidad electrónica. Mientras nosotros seguimos manteniéndote al tanto de todo lo que necesitas saber, te invitamos a que nos dejes todas tus dudas sobre el tema.
